Ревизоры из различных ведомств могут посетить фирму в любой момент. Чтобы свести негативные последствия к минимуму, нужно подготовиться заранее и правильно вести себя при проверке.
Главное – спокойствие
Проверка – это всегда стресс для фирмы. Чтобы не растеряться при появлении контролеров и не наделать ошибок, лучше предусмотреть развитие событий заранее. Для этого можно составить «кризисный» план – внутренний документ, регулирующий поведение всех сотрудников в подобных ситуациях. Основная цель этой программы – как можно дольше задержать проверяющих на «безопасной» для фирмы территории. В это время руководитель вместе с главным бухгалтером смогут убрать все лишние документы, закрыть не предназначенные для чужих глаз файлы, спрятать левый товар и т. д. «Однажды к нам совершенно неожиданно пришла проверка из СЭС, – рассказала Елена Юрова, управляющая небольшого московского кафе, эксперту журнала «Расчет». – В нашем «кризисном» плане было указано, что мой заместитель обязан задержать контролеров под благовидным предлогом не менее чем на 15 минут. Пока он проверял документы, мило разговаривал с инспекторами о погоде, мы успели навести на кухне относительный порядок, спрятали продукты, на которые не было сертификатов соответствия».
В плане можно предусмотреть, например, следующий вариант действий. Сначала охрана минут пять проверяет документы ревизоров, тщательно переписывая паспортные данные. Помочь может и пропускная система – ведь у нее тоже бывают сбои, да и намагничивание карточки требует времени. После чего «эстафета» переходит к секретарю, который связывается с руководством проверяющих для подтверждения их полномочий. Причем номера телефонов лучше взять из справочника, а не из решения о назначении проверки. Далее инспекторов можно провести в отдельный кабинет и объяснить, что придется немного подождать, так как руководителя сейчас нет на месте, но он скоро будет. Если же фирма совсем не готова к проверке, можно сослаться на отсутствие приходящего бухгалтера, у которого все документы.
Часто бывает, что контролеры осматривают все подряд, даже то, что по закону им не положено. На такой случай лучше расписать в плане, что и как могут проверять те или иные органы. Фирма не обязана представлять ревизорам документы, образцы продукции, которые не относятся к предмету проверки или к их компетенции.
Результат зависит от общения
При общении с контролерами важно наладить психологический контакт. Если инспектор будет благодушно настроен, он может на какие-то ошибки посмотреть сквозь пальцы, да и пойти навстречу в случае серьезных нарушений.
Психологи говорят, что человеку очень нравится звук своего имени. Поэтому обращайтесь к проверяющему по имени-отчеству. Кроме того, старайтесь вести себя спокойно и доброжелательно, несмотря на обуревающие чувства. Предложите чай или кофе. Совместное чаепитие очень помогает наладить контакт и решить возникшие в процессе проверки разногласия.
Важно также продемонстрировать свою открытость и готовность помочь. Некоторые бухгалтеры специально оставляют в отчетности небольшие, но заметные недочеты и сами указывают на них контролеру, добавляя доверительно: «Кто же из нас не ошибается». Если же инспекторы выявили какое-то нежелательное нарушение, не стоит с ними спорить и доказывать свою правоту. Это только выведет контролеров из себя. Лучше согласиться и пообещать все исправить.
Что же делать, если были обнаружены серьезные нарушения: «черная» касса, поддельные документы и печати, не оприходованные в кассу деньги? Во-первых, ни в коем случае не впадать в панику. Во-вторых, стоит вспомнить о 51 статье Конституции. В ней сказано, что никто не обязан свидетельствовать против себя. Впоследствии это может помочь адвокату в защите. В-третьих, не следует подписывать никакие признания и допросы. Устные показания, конечно, могут навредить фирме, но все же не так сильно, как письменные.
Кроме того, не стоит поддаваться на провокации. Часто контролеры, как и следователи, используют такой прием. Один из них прикидывается строгим и неподкупным, а другой – добродушным и веселым. Многие бухгалтеры пытаются покаяться в нарушениях «хорошему» инспектору. В результате и искать-то ничего не приходится. Чтобы не попасться на эту удочку, никогда не откровенничайте с проверяющими, какими бы доброжелательными они ни казались. При ответах на вопросы будьте максимально кратки и лаконичны. Спрячьте все свои «секретные материалы» и даже не заикайтесь о них.
А.И. Иларионова, обозреватель «Федеральной бухгалтерской газеты»