Одной из основных проблем деловых людей на сегодня является нехватка времени. Главная причина этого – вовсе не обилие работы, а неправильное использование времени, его «утечка». Часы и даже целые дни тратятся нерационально, незаметно «утекают». Решение проблемы – использовать время по назначению, потому что жизнь наша не так уж и длина.
В зависимости от способностей и уровня образования, люди по-разному тратят свое время. Существует не менее десяти «поглотителей» времени.
Первый «поглотитель» - это цели, выбранные не верно, не являющиеся для Вас приоритетными. Например, если вдруг случится пожар, Вы немедленно броситесь на поиски воды или песка, чтобы потушить возгорание. Но можно было бы подойти в делу по-другому: установить противопожарную сигнализацию, приготовить в определенном месте огнетушитель и другие средства для тушения. В случае пожара такие меры предосторожности существенно сэкономят Ваше время, помогут использовать его эффективно. По этой аналогии можно организовать и другие дела.
Для того, чтобы работать продуктивно, можно следовать плану:
1. Проанализировать текущую ситуацию и имеющиеся данные.
2. Наметить приоритеты.
3. Разделить задачи, которые стоят перед Вами, на группы: первая – для выполнения непосредственно Вами, вторая – другими людьми.
4. Отбросить дела, которые не целесообразны.
5. Непременно вести записи.
Сделать это не так уж и сложно. Вы должны составить список тех дел, которые необходимо выполнить. Затем определите примерную дату их выполнения. Впоследствии ее можно и изменить, но не стоит сильно затягивать. Ваши записи всегда должны быть при Вас, чтобы вносить в них новые дела по мере появления. После того, как список задач готов, нужно выделить в нем приоритетные дела и приступить к их выполнению в первую очередь.
Еще одна причина, по которой время расходуется нецелесообразно – отсутствие четкого плана. Необходимо составить примерный график на ближайший год, в котором будут указан основные задачи и мероприятия. Также следует отметить предполагаемый отпуск. Конечно, определенное время уйдет на составление такого плана. Но впоследствии временная экономия будет намного больше, поэтому этапом планирования пренебрегать не стоит.
Итак, начать следует с составления плана на год. В нем отразятся намеченные встречи, конференции, семинары, даты которых уже известны, а также время отпуска. Необходимо указывать номера недель в годовом плане: это поможет при детализации его в планы на недели. В выходные дни возьмите за правило составлять список дел на следующую неделю. Дела должны быть не просто намечены, их необходимо расставить в соответствии с приоритетами выполнения.
Еженедельный план должен включать в себя 7 страниц или колонок – в соответствии с днями недели. Лучше всего каждое дело соотносить с определенным временным отрезком и стараться придерживаться этого графика. Таким образом Вы будете экономить не только свое время, но и время Ваших партнеров и подчиненных. То, как прошел определенный день, может внести коррективы в планы на следующие дни. В связи с этим всегда носите с собой планировщик: это позволит сразу же зафиксировать изменения. Еще одно условие – в первую очередь должны быть выполнены дела, являющиеся наиболее приоритетными. Условно назовем эту группу дел группой А. Пока они не закончены, нельзя приступать к следующей группе дел –назовем ее группой Б. Конечно, в первое время Вам будет трудно привыкнуть к этим требованиям, но потом Вы сами удивитесь, как много станете успевать.
Третий «поглотитель» времени – неправильно выбранный маршрут поездок при проведении деловых встреч. Приведем простой пример: курьеры при доставке прессы или грузов всегда определяют очередность, в которой они будут посещать заказчиков. Они группируют офисы или дома по районам, что значительно экономит время. Также они определяют кратчайшие пути из одной точки в другую. Вы можете использовать этот принцип в своей работе, назначая в один день встречи в определенной части города. Если дело может быть выполнено без Вашего участия, поручите его кому-нибудь или заплатите деньги за услугу. Высвобожденное время Вы можете потратить на дела первостепенной важности.
Еще одна «дыра» - борьба со следствием проблемы вместо устранения ее причины. Во-первых, планируя дела на предстоящую неделю, стоит выделить резерв времени. Он может и не пригодиться, если не случится ничего, выходящего за рамки Ваших планов. В случае же непредвиденной ситуации Вы сможете использовать это заранее предусмотренное время. Во-вторых, если какая-то проблемная ситуация появляется уже не первый раз, то стоит задуматься, что же является ее причиной. Обратите внимание, с каким фактором связана проблема: с ресурсами, людьми или чем-то другим. Единожды потратив свое время и устранив причину критической ситуации, Вы сможете не возвращаться к ней в дальнейшем.
Пятый пример использования времени не по назначению – неумение что-то перепоручить подчиненным. Ведь суть грамотного менеджмента - организовать работу своих сотрудников таким образом, чтобы руководитель мог не отвлекаться на рутинные дела и заниматься задачами, которые приносят больше пользы. Эффективность работы начальника должна расти в соответствии с той должностью, которую он занимает.
Не последнее место в списке «временных поглотителей» занимает телефон. При грамотном его использовании он является эффективным средством связи, но зачастую он просто отнимает время. Согласитесь - сложно сосредоточиться, если от работы Вас постоянно отвлекают телефонные звонки. Возьмите на вооружение несколько советов:
1. Один из телефонов в офисе должен служить только для приема звонков. Это позволит любому клиенту быстро дозвониться в компанию.
2. Введите специальную систему контроля для учета времени, потраченного сотрудниками на разговоры в пределах Вашего города, В конце месяца проверяйте, кто и сколько общался по телефону за истекший период.
3. Звонки в другие города и страны также должны подлежать учету. Введите систему, при которой сотрудник должен получать разрешение на такие звонки у руководителя.
4. Для общего удобства все звонки могут поступать на один телефонный номер, например, офис-менеджеру, который будет затем соединять звонящих с нужными им адресатами.
5. Время для делового общения служащих также должно быть специально оговорено. Например, это может быть конец рабочего дня.
6. Все звонки руководителю должен принимать секретарь. Таким образом Вы оградите свое время от посягательств рекламных агентов и торговых представителей.
Следующая по счету «дыра» - бумажная работа. Несмотря на то, что сейчас хорошо развиты электронные средства связи, работа с различного рода бумагами продолжает отнимать много времени. Приходится писать письма, составлять договоры, заполнять таможенные декларации. Сэкономить время при работе с бумагами Вам помогут следующие правила:
1. Необходимо поставить делопроизводство в организации таким образом, что составляться будут только документы, список которых утвержден руководством.
2. Все документы следует архивировать. Это избавит Вас от накопления ненужных и никак не учтенных бумаг, а также нескольких копий одного и того же документа.
3. Корреспонденцию нужно регистрировать.
4. Для чтения почты руководителем можно выделить определенное время в течение дня.
5. Приступайте к подготовке документа только после того, как проведена предварительная работа, ясен план изложения материала.
Восьмой пункт нашего списка – компьютерные игры. Увы, в их сети попадают не только нерадивые школьники и студенты, но и люди более старшего возраста. В настоящее время компьютер на рабочем месте – необходимость, поэтому игры доступны всем. Следовательно, важно дать сотрудникам понять, что в Вашей компании любые развлечения, не относящиеся к работе – табу. Потратьте некоторое время на то, чтобы составить план работы для сотрудников – у них не должно появляться моментов, когда им «решительно нечем заняться». И не забывайте, что Вы также являетесь примером для своих подчиненных. Если сотрудники видят, что руководитель постоянно занят, это будет служить для них мотивирующим фактором.
Девятый «поглотитель» времени – общение, которое никак не регламентировано. Если Вы проводите переговоры с заказчиком или исполнителем, то встреча должна иметь определенные временные рамки. Говорите строго по делу, и когда тема исчерпана, не задерживайте собеседника ненужной болтовней. Иначе у Вашего партнера может появится подозрение, что он расходует время впустую.
Более опасным в этом смысле является общение с коллегами, друзьями и знакомыми в течение рабочего дня. Если при ведении переговоров с партнером Вы приближаетесь к подписанию договора или заключению сделки, то разговоры с сотрудниками просто убивают время, не принося никакой пользы.
Десятая «западня» в работе делового человека – неэффективные встречи. При назначении любой встречи необходимо сначала понять, насколько она целесообразна. Есть большое количество руководителей, которые любят «воспитывать» сотрудников, тратя на это не только свое время, но и время подчиненных. Чтобы не войти в их число, возьмите за правило проводить встречи с коллективом не чаще раза в месяц. Всегда определяйте для себя, о чем Вы хотели бы поговорить, составляйте план встречи. Приходите вовремя и оговаривайте продолжительность встречи, чтобы подчиненные могли планировать свое время. Если кроме Вас будут еще выступающие, обговорите с ними темы их речей, их длительность. Если Вы проводите совещание, то приглашайте только тех людей, которые могут внести свою лепту в обсуждение повестки дня. Зачастую именно работа в малой группе бывает наиболее эффективной.
В любом случае помните, что время любого человека стоит денег, а у деловых людей цена времени возрастает. Подумайте, каковы будут убытки при проведении неэффективных деловых встреч и совещаний.
Последней в этом списке стоит отметить проблему коммуникации. При любом общении на пути коммуникации стоит множество барьеров. Если Вы не умеете правильно излагать свои мысли или внимательно слушать собеседника, то коммуникация становится односторонней, и это мешает быстрому достижению взаимопонимания. Также поглощает время неумение использовать доступные Вам каналы связи, отправлять и принимать сообщения с их помощью. К любому разговору стоит приступать подготовленным, имея свое мнение по поводу обсуждаемого вопроса. Это поможет избежать Вам серьезных временным потерь, и Вы сможете посвятить больше времени решению действительно насущных проблем.